今日からトライできる「メールの整理術」

その日のメールはその日のうちに

今時は仕事の連絡はほぼ全てメールを通じてすることになっています。

そのためついつい「読んだつもり」といったことが起こりやすく、一度は目にしたはずのメールの内容がすっぽりと頭から抜け落ちてしまうということがよくあります。

しかしメールと言ってもかなり重要な進捗状況の連絡がされているということもよくありますので、一日の仕事の終わりには必ず全てのメールをチェックしてやり残しがないようにしておくことが大切です。

その日に来たメールの仕事はその日のうちにまとめておき、あとで忘れていたということがないように整理をする習慣はつけておきたいところです。

朝一番にメール整理をする習慣を

毎日メールが大量に来るという人におすすめなのが業務をフォルダで分けておき必要な時にすぐに参照できるようにしておくという方法です。

「至急」「保留」「保存」といったように分けておき、最初に目を通した時にそれぞれのフォルダに移動するようにしていきます。

こうしたメールの整理は決まった時間にすると混乱がなく、チェックした・しないということを自分で把握することができます。

おすすめなのが就業時間間もなくの朝一番でメール整理をし、一日の終わりにToDoチェックをするというやり方です。

読み忘れがないように、出先でも時間を決めて必ずフォルダ内を見直すという習慣もつけておきたいですね。